Cómo Abrir Su Práctica Privada: La Guía Completa y Lista de Verificación para 2025

Paso 1: Comience por su “Por Qué”

La pregunta más importante que los propietarios de una práctica privada se debe hacer es “¿Por qué debería abrir mi propio consultorio?”

Asi que, ¿Cuál es la razón para abrir su práctica privada?

• ¿Para aumentar el impacto en su comunidad?
• ¿Para hacer más dinero?

Abrir una práctica privada demadará de todo su tiempo y de sus emociones. 

De modo que, su “Por Qué” debe ser bien fundado y creíble.

¿Necesita aclarar su “por qué”? Aquí tiene una fórmula fácil:

Escriba la declaración de su “Por Qué” de la siguiente forma:

“La razón por la que quiero abrir una práctica privada de consejería, es por que puedo:

1. (Defina un Beneficio Futuro para Usted)
2. (Defina un Beneficio Futuro para su Familia)
3. (Defina un Beneficio Futuro para su Comunidad)

Ejemplo: “La razón por la que quiero abrir una práctica privada es porque…

Puedo pagar mi crédito de estudio más rápido (Beneficio personal).

Tengo la flexibilidad para pasar más tiempo con mi familia (Beneficio familiar)

Y tiene un mayor impacto en los matrimonios de la comunidad (Beneficio de la comunidad)

Su “Por qué” no tiene que ser perfecto, sin embargo, necesita una razón que le sirva de soporte para los próximos 12 meses. 

Esta bien ¡Diseñemos un plan de negocios!

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Paso 3. Fuente de ingresos: ¿Pago Privado o Híbrido?

En la medida que lance su práctica de consejería, se hará necesario pensar cuidadosamente acerca de el pago privado versus el seguro, o ¿Cuenta con un sistema de pago hibrido? En mi experiencia, concentrar su práctica en un nicho específico, le permitirá tener mayor control sobre sus tarifas de pago privado y facilitará la transición a un modelo 100% privado.

Si su práctica de consejería abarca un rango amplio, un enfoque híbrido podría resultarle más conveniente.

Kid Matters Counseling en Chicago funciona al 100% con pago privado (incluso publican sus tarifas). Han definido su nicho especializándose en el trabajo con niños de 2 a 12 años (además de que también hubo una decisión filosófica detrás de ello).  

Cedar Tree Counseling atiende a una amplia gama de clientes, por lo que su enfoque es híbrido: cobran honorarios de pago privado y están afiliados a una compañía de seguros. 

Otra práctica ha elegido trabajar con una variedad de compañías de seguros (desplácese hacia abajo para obtener más información).

Si busca máxima flexibilidad, considere trabajar únicamente con pago privado. 

(Más detalles a continuación).

Cómo Elegir las Compañías de Seguros con las que Afiliarse

Cuando se trata de elegir la compañia de seguros, recomiendo elegir una (Talvés dos) provedores de seguros que tengan la más alta tasa de reembolso (United Healthcare & Blue Cross Blue Shield se me vienen a la mente, pero depende de su estado).

Cuanto más affiliciones a seguros tenga, más dolores de cabeza en cuentas de seguro. Esa ha sido la experiencia de mis clientes.

Basado en mi experiencia, es más fácil iniciar con un pago privado y gradualmente añadir el seguro.

El punto clave es este: A la hora de expandir una práctica de consejería (o cualquier tipo de negocio), existen dos “apalancadores” principales que puede utilizar para aumentar sus ingresos.

1. Atender más clientes

2. Aumentar sus tarífas

Si su modelo principal de ingresos son los reembolsos de seguros, el único apalancador para aumentar sus ingresos es “atender a más clientes”.

Si bien afiliarse a compañías de seguros puede ayudar a aumentar su cartera de clientes, su potencial de ingresos; sin embargo, estará limitado por la cantidad de tiempo disponible para atenderlos.

Si planea que su práctica de consejería se base en un 90% en seguros, entonces la única manera de hacer crecer su negocio será contratando a más profesionales para que atiendan a más clientes.

En cambio, si trabaja con pago privado, tendrá la posibilidad de aumentar o reducir sus honorarios a su conveniencia. Nadie más determinará el valor de sus servicios. Esto le permitirá tener un mayor control sobre su negocio.

¿Imagine poder atender a menos clientes por semana sin que sus ingresos se vean afectados? Ese es el potencial del modelo de pago privado.

Su tarea: tome una decisión inicial sobre cómo estructurará su práctica de consejería.

¿Será 100% de pago privado? ¿Un modelo híbrido? ¿O 100% basado en seguros?

No se preocupe demasiado por tomar la decisión perfecta. Siempre podrá hacer cambios más adelante.

También puede consultar nuestra guía salarial para terapeutas y consejeros para obtener más ideas.

Paso 5. Póngale Nombre a su Práctica Privada

En la era digital actual, el nombre que elija para su práctica privada es crucial. Aquí le presentamos 4 consejos para que elija un nombre que funcione bien en Google y le prepare para el éxito durante años.

CONSEJO n.° 1: Elija un nombre pensado para la venta.

Puede que llegue un momento en el que tenga la opción de vender su práctica privada. Póngase en la piel del comprador. ¿Preferiría comprar un negocio con el nombre de “Karen’s Couples Clinic” o una práctica de consejería con un nombre como “Thrive Couples Counseling”?

Por lo tanto, elija un nombre que no incluya SU nombre, a menos que no planee tener una práctica grupal o no quiera vender su práctica en el futuro.

CONSEJO n.° 2: Elija un Nombre con Palabras Clave que Mejoren su Posicionamiento en Google.

La forma principal en que Google clasifica una página web es rastreando su sitio web y “leyendo” las palabras que contiene. Lo mismo ocurre con el dominio de su URL.

Para Google, las palabras son clave. Mientras más claras sean las palabras que utiliza para describir su negocio, mejor será el resultado.

Por lo tanto, cuando elija un nombre para su consultorio, incluya palabras como “terapeutas”, “terapia”, “consejería” o “consejeros.”

Incluir una de estas palabras también es importante debido a cómo las personas buscan servicios de consejería en línea, por ejemplo, “consejeros cerca de mí”, “terapeutas cerca de mí” o “terapeuta matrimonial cerca de mí”.

Si el nombre de su empresa (y la URL) coinciden con la intención de búsqueda del usuario, Google podría posicionar su sitio web más arriba en los resultados de búsqueda orgánica.

Descargo de responsabilidad: El SEO (optimización para motores de búsqueda) es un tema MUY extenso y existen muchas maneras de posicionar su sitio web además de tener un nombre de dominio con las palabras clave correctas. Incluir las palabras clave correctas es solo una pieza del rompecabezas del SEO.

CONSEJO n.° 3: Asegúrese de que el nombre esté disponible para constituir su empresa.

Puede que encuentre el nombre perfecto solo para descubrir que ya está registrado en su estado (¡o que el dominio URL ya está en uso!).

Así es como puede verificarlo:

1. Haga una búsqueda en Google de: “[Su estado] búsqueda de nombre comercial”
2. Comience a escribir su nombre.
3. Fíjese si ya está tomado.

Si el nombre ya está registrado en su estado, puede agregar algunos modificadores.

Esto es lo que encontré para “Thrives Counseling” en el estado de California.

Sin embargo, es aún más importante tener el nombre de dominio correcto, uno que refleje el nombre de su empresa Y que pueda ayudar con las búsquedas en Google.

CONSEJO n.° 4: Asegúrese de que el dominio esté disponible para comprar

Esto es importante por varias razones:

1. Se trata de un “bien inmueble digital” que autentica su negocio. Es el hogar de su marca.
2. También será su dirección de correo electrónico de marca, por ejemplo, sunombre@thrivecouples.com 
3. También será el centro de sus cuentas de redes sociales.

Si el .com de su URL está disponible, cómprelo lo antes posible. No necesita comprar todas las variantes (.org, .net, etc., a menos que planee tener una cadena o franquicia nacional).

Si el .com no está disponible, compre la dirección .net.

Si el nombre de su empresa no está disponible como .com, utilice Hover para encontrar soluciones creativas.

Hover ofrece algunas alternativas útiles de URL de dominio.

Su URL de dominio será el centro de su marca. Todos los caminos deben llevar a su sitio web. Por lo tanto, dedique tiempo a conseguir un nombre de dominio lo más parecido posible al nombre de su empresa.

Paso 6. Constituya legalmente su Práctica Privada

Si desea iniciar un negocio, debe constituirlo legalmente. Esto le brindará protección y ventajas fiscales incorporadas.

Si está pensando en iniciar una práctica privada con un socio, le aconsejo que consulte con un abogado para que redacte la documentación necesaria.

Sin embargo, para asegurarse de que su práctica sea legal y esté protegida (de manera que sus bienes personales estén separados de los bienes comerciales), necesitará una PLLC o una S-Corp de algún tipo.

No soy abogado, así que le recomiendo que consulte con un abogado o un contador.

 Si desea tener el 100% de la propiedad, constituir su empresa es sencillo.

Aquí le presentamos algunas maneras de constituir legalmente su práctica de consejería:

1. Contratar a un abogado. Muchos abogados pueden ayudarle con este proceso (y también muchas empresas de contabilidad). Probablemente tendrá que pagar entre $500 y $1,500. (CONSEJO: algunas empresas de contabilidad lo harán gratis si ya llevan sus impuestos).
2. Registrarse en línea. Usar LegalZoom o Swyftfilings puede ahorrarle mucho tiempo y dinero.

Yo mismo he utilizado Swyftfilings.com para constituir algunas de mis empresas y algunas prácticas de consejería.

Aquí tiene un video tutorial de Swyftfilings sobre cómo hacerlo a través de Swyftfilings.com

       3. Obtener su EIN. Un EIN es un “número de identificación del empleador”. Piense en él como un número de seguridad social para su empresa.

Necesitará un EIN para abrir cuentas bancarias comerciales.

NOTA: Cada estado tiene sus propias leyes sobre cómo un profesional con licencia (como un consejero) puede constituir una empresa, así que investigue al respecto (o pregúntele a su asesor fiscal).

En Illinois, un consejero debe registrarse como una P.C. (Corporación Profesional). Es básicamente una S-Corp con la designación de P.C. (Corporación Profesional).

Asimismo, asegúrese de preguntarle a su asesor fiscal qué tipo de constitución legal en su estado tiene las mejores ventajas fiscales (LLC vs. S-Corp).

En mi experiencia, constituir la empresa como una “entidad fiscal de transferencia” ofrece las mejores ventajas fiscales. El 100% de las prácticas privadas y empresas que he ayudado a iniciar son S-Corps.

Paso 7. Implemente un EHR Específico para Terapia

Elegir el software de Historia Clínica Electrónica (EHR) ADECUADO para su práctica de consejería es crucial para su éxito. Le ayudará a:

• Programar citas con clientes
• Comunicarse con clientes
• Organizar la documentación de los clientes
• Cobrar a los clientes y
• Enviar reclamaciones a los seguros.

Su EHR se convertirá en el centro esencial de comunicación, programación y finanzas de su práctica. Por lo tanto, es importante que elija el correcto desde el principio.

Si desea saber qué errores DEBE EVITAR al elegir su EHR, tómese un tiempo para ver mi conversación con Hillary.

Estas son 4 características esenciales que necesita su práctica privada en un EHR.

En primer lugar, su EHR debería poder procesar pagos con tarjeta de crédito (incluidas las tarjetas de débito y las tarjetas de débito HSA) y enviar reclamaciones a las compañías de seguros.

Para el pago privado, debería integrarse con Stripe o PayPal para que el cobro a los clientes sea sencillo.

Para las reclamaciones a los seguros, debería contar con una forma simple y eficiente de enviarlas y obtener el reembolso.

Ah, y esto también reducirá sus gastos en papel. Un buen EHR hará que su práctica sea un 80% digital. ¡Un punto a favor del medio ambiente!

Aquí tiene un pequeño adelanto del primer error de Hillary: ¡Confiar demasiado en el comercial!

En segundo lugar, su software de EHR debe estar bien financiado. Lo PEOR que le puede pasar con cualquier compañía de software es que usted se registre, lo integre en su negocio y luego la compañía se quede sin dinero y cierre.

Aquí tiene una forma rápida y sencilla, aunque no científica, de comprobar si un EHR está bien financiado (aunque no pueda ver su cuenta bancaria):

1. ¿Están contratando personal nuevo? (Busque su página de empleos)
2. ¿Tienen una hoja de ruta del producto? (Esta es una lista de las funciones que están desarrollando actualmente)
3. ¿Tienen un buen sitio web? (Esto es un indicador superficial, pero si tienen un sitio web atractivo e informativo, significa que han invertido en su marketing)
4. ¿Tienen un blog con contenido de calidad? (Si una compañía de software invierte en contenido escrito y en video, en mi opinión, es porque tiene fondos disponibles).

En tercer lugar, el EHR debe cumplir con la HIPAA. Esto no debería ni pensarse. Usted necesita estar protegido, al igual que las historias clínicas de sus clientes.

En cuarto lugar, su EHR debería ofrecer una experiencia de programación de citas sin complicaciones. La programación de citas es una de las mayores pérdidas de tiempo para el dueño de una práctica privada, así que asegúrese de que sea un proceso sencillo. Algunos profesionales prefieren contar con la opción de programar citas en línea.

Para que la experiencia de programación sea fluida, asegúrese de que su coordinador de atención inicial también tenga acceso al calendario de citas.

Si desea descubrir qué errores debe evitar al elegir un EHR, escuche la experiencia de Hillary y aprenda de sus errores.

(CONSEJO PROFESIONAL: Simple Practice cumple con todos los requisitos para ser el EHR casi perfecto. Todos mis clientes asociados están suscritos a Simple Practice y lo ❤️).

Paso 8. Reúna la Documentación y los Formularios del Cliente

No se puede tener una práctica de consejería sin que los clientes llenen la documentación necesaria. Aquí tiene los 6 documentos esenciales que necesita su práctica de consejería:

1. Consentimiento informado.

Este documento describe las prácticas de privacidad y las políticas de tratamiento.

Este documento puede incluir:

• Duración de la sesión
• Declaraciones sobre el contacto físico
• Declaraciones sobre las tarifas
• Políticas de cancelación

2. Retención de registros.

Este documento describe por cuánto tiempo conserva los historiales médicos, cómo los elimina y cualquier comunicación registrada.

3. Divulgación Obligatoria.

Este documento da a conocer las políticas sobre grabación de video, la obligación de denunciar y cómo los clientes pueden presentar una queja si el cliente y el consejero no pueden llegar a un acuerdo.

4. Cuestionario de Desarrollo.

Este documento proporciona información básica sobre los antecedentes del cliente que puede ser útil para obtener una visión general de su historia de vida y ayudar al profesional a crear un plan de tratamiento.

5. Autorización para Divulgar Información.

Este documento permite que un cliente o el tutor legal del cliente autorice al profesional a coordinar la atención con otros proveedores, siempre cumpliendo con la normativa HIPAA.

7. Formulario de Pago.

Este documento permite que una persona pague por los servicios si no es la que los recibe directamente.

Paso 9. Convierta las Llamadas en Clientes (Nuevos Ingresos)

Ahora que tiene la documentación lista, es hora de visualizar su proceso de admisión para que no se pierda nada en el camino de convertir a alguien en su cliente.

Primero: El cliente potencial solicita ayuda.

¿Cuál es el primer paso que debe dar un cliente potencial? ¿Debe completar un formulario de admisión en línea o llamar para programar una cita? Sea lo más claro posible.

Segundo: Registrar la información del cliente.

Necesitará al menos el nombre, la dirección y el número de teléfono. ¿Lo anotará en un bloc de notas? ¿Lo registrará en un documento de Google? ¿O lo registrará en un EHR?

Tercero: Programar la cita.

¿Quién programará la cita? ¿Contará con un coordinador de atención inicial? O, si lo hace usted mismo, ¿lo registrará directamente en su EHR, en un calendario impreso o en un calendario de Google?

Cuarto: Documentación del cliente.

Si desea que los clientes completen la documentación antes de la primera cita, ¿quién la enviará y cómo la enviará? ¿Se la enviará por correo electrónico al cliente? ¿Su EHR enviará un correo electrónico y ellos la completarán en línea?

¿También solicitará una tarjeta de crédito en caso de ausencias o cancelaciones tardías? ¿Cobrará un “depósito” para asegurar el espacio en su agenda? Cosas que debe considerar.

Quinto: Recordatorios de citas.

Para evitar confusiones, es fundamental enviar un recordatorio de la cita.

¿Quién se encargará de enviarlo?

¿Usted mismo llamará al cliente? ¿Le enviará un recordatorio por correo electrónico o mensaje de texto desde su teléfono personal o desde su EHR? ¿Esta tarea será manual o automatizada?

Estos 5 pasos son cruciales para garantizar que los nuevos clientes de su práctica privada tengan una experiencia inicial positiva.

Si logra establecer un proceso de admisión sólido, podrá manejar sin problemas el flujo de clientes nuevos que lleguen a su consultorio.

¡Guía gratuita sobre procesos de admisión!

Paso 10. Elabore un presupuesto (plantilla gratuita)

Al comenzar, es importante que anote los gastos comerciales más comunes. Esto forma parte de su plan de desarrollo empresarial.

Los gastos más comunes de una práctica privada son los siguientes:

1. Servicios Públicos: Dependiendo de su contrato de arrendamiento, es posible que solo tenga que pagar por Internet o que deba cubrir también el gas, la electricidad, etc. Calcule que el Internet le costará al menos $75/mes y la electricidad entre $30 y $50, dependiendo del tamaño de su espacio.
2. Software: Esto incluye su correo electrónico (Gmail) y probablemente su EHR. También podría incluir el software de contabilidad QuickBooks.
3. Alojamiento web: Esto depende de sus planes de alojamiento y desarrollo web.
4. Sistema telefónico: Recomiendo encarecidamente Grasshopper para su sistema de correo de voz. Es fácil de usar, una aplicación excelente (que enmascarará su número de teléfono personal) y fácil de adaptar a medida que su negocio crezca.
5. Alquiler: Intente que sea lo más bajo posible. Utilice mis consejos para elegir la ubicación perfecta.
6. Gastos anuales/únicos: Incluyen muebles (puede empezar con Wayfair, Goodwill o Facebook Marketplace) y una fotocopiadora para la oficina.
7. Anuncios de Google: No es necesario que publique anuncios, pero es importante que destine parte de su presupuesto a marketing.

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Hemos creado un documento de Google con los gastos más comunes de una práctica privada. ¡Ábralo y haga una copia para usted!

¡DESCARGUE ESTA HOJA DE PRESUPUESTO!

Paso 11. Evite estos errores de marketing al iniciar su práctica privada

Si está iniciando una práctica privada, debe mantenerla en crecimiento con un plan de marketing.

Aquí tiene los 3 errores de marketing principales que debe evitar:

Error que debe evitar: no tener un embudo de ventas.

Un embudo de ventas es una forma de guiar a un cliente potencial desde la curiosidad hasta el compromiso, es decir, desde que conoce sus servicios hasta que se convierte en cliente.

Así es como recomiendo que sea su embudo de ventas:

1. Cree su mensaje de marca.

Su mensaje de marca es como un guion de Hollywood. Son las palabras que usará para crear una campaña de marketing exitosa. Su mensaje de marca debe contar una historia clara y convincente para que los clientes potenciales quieran hacer negocios con usted y no con su competencia. El mensaje de marca es la base de su embudo de ventas.

2. Arregle su sitio web.

La mayoría de la gente crea un sitio web, pero no tiene las palabras correctas en los lugares correctos para convertir los clics en clientes. Su narrativa de marca le ayudará a crear un sitio web que sea una máquina de ventas las 24 horas, los 7 días de la semana.

3. Cree un PDF que genere clientes potenciales.

No todo el mundo está listo para programar una cita, así que cree un lead magnet de alta calidad que los clientes potenciales puedan descargar a cambio de su correo electrónico.

4. Inicie una campaña de nurturing por correo electrónico.

Ahora que tiene el correo electrónico del cliente potencial, cree una serie de 4 o 5 correos electrónicos que proporcionen información valiosa, que lo posicionen como un guía para ayudarlos y que luego los inviten a programar una cita.

Si desea aprovechar un excelente curso en línea sobre embudos de ventas, recomiendo encarecidamente el curso en línea Marketing Made Simple.

¡O puede comprar el libro!

Error que debe evitar: no contactar con fuentes de referidos.

Las fuentes de referidos son la publicidad más económica que existe. Identifique de 5 a 10 fuentes de referidos y comience una campaña de envío de cartas.

Aquí tiene una sencilla campaña de redacción que puede utilizar:

La primera carta: Debe ser una carta de presentación en la que se presente como nuevo en la zona o que acaba de abrir su consulta. Consulte su portafolio web, su perfil de LinkedIn o su perfil de Psychology Today y busque algún punto en común para establecer una conexión.

Podría ser un grupo demográfico similar, credenciales, formación o universidad.

La segunda carta: Puede ser una carta de agradecimiento por su labor en la comunidad. Se trata simplemente de una carta de ánimo.

CONSEJO: Envíe algunas flores junto con esta carta.

La tercera carta: Debe explicar cómo trabaja con las fuentes de referidos.

• Siempre envío una carta de agradecimiento para informarles de que he recibido su referencia.
• Siempre estoy abierto a la atención colaborativa.
• Invítelos a una videollamada por Zoom o a un café para conectar.
• Las personas hacen negocios con otras personas. Se trata de una conexión humana.

¡Este enfoque generará confianza con las fuentes de referencia y pronto comenzará a experimentar un crecimiento!

No espere que el crecimiento se produzca de la noche a la mañana. Piense a largo plazo.

Error que debe evitar: el perfeccionismo.

Mire, al final del día, el marketing se trata de relaciones, no de que las tácticas sean perfectas.

Seth Godin escribió: “Lo imperfecto es una oportunidad para mejorar”. No lo pudo decir mejor.

Siga los pasos de esta guía y ponga en marcha su consultorio.

No será perfecto, pero tendrá tiempo de mejorarlo.

RECUERDE: A sus clientes potenciales no les importa si su sitio web es perfecto o si sus tarjetas de presentación son increíbles.

Lo que quieren saber es si puede ayudarlos.

Su marketing no tiene que ser perfecto. Solo tiene que ser claro.

Hágase conocido por resolver un problema que sus clientes necesiten resolver desesperadamente, y su consultorio estará lleno.

CONSEJO ADICIONAL

Sea el mejor terapeuta que pueda ser.

Necesita ser un buen terapeuta. Invierta en formaciones y certificaciones que mejoren la experiencia terapéutica del cliente.

La voz se corre rápido cuando se puede brindar la mejor atención en salud mental a los clientes.

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